時間管理可以更簡單!數位工具百百種,到底該怎麼選?怎麼用?

無論是朝九晚五的上班族、看似逍遙卻忙到不知所措的自由工作者,又或是準備要創業、經營個人品牌的各位,你們是否也和我一樣,每天花很多時間在收發信件和訊息,但常常遇到「 A 事件才處理到一半, B 事件就跳出來攪局」這樣的窘境呢?

網路是一把雙面刃,現代人可以透過網路、關鍵字搜尋,迅速入手幾乎所有想要的資訊。但相反地,過量的資訊可能會讓工作的效率劇烈下降,甚至讓人產生「永遠消化不完」的焦慮感。

我身邊有不少人(包括我)都用睡眠時間來換取金錢,簡而言之,因為無法有系統地組織時間、管理時間,只好用熬夜、拉長工作時間的方式,來解決手邊一卡車的待辦事項。

因此,近年「時間管理」成為一門顯學,相關的課程、文章層出不窮,不外乎是教大家用市面上玲瑯滿目的數位工具來提高效率、維持生活品質。但我們不妨先思考一下建立工作系統的重要性,最後再來看自己適合哪些數位工具。

如何選擇最適合自己的時間管理工具
時間管理工具該怎麼選?

一、觀念建立:整理工作系統的重要性

無論社會階級、男女老少,「一天擁有24小時」是你我唯一公平的資源,但為什麼有人可以運用自如,甚至還有一本書就大膽地叫做《一週工作四小時》(Timothy Ferriss, 2014)呢?關鍵其實在於,你是否有一套良好的工作系統,這也可以說是時間管理的 Step 1

如果覺得太抽象,請在腦海裡想像自己的房間吧!若是你有一套整理房間的系統和規矩,不管今天臨時多買了一本書或是收到一件小擺飾,你自然會知道該將它們安放至何處,而不會因此房間大亂。

工作也一樣,如果沒有一個架構幫助自己快速判斷、快速歸納,當突發狀況和臨時的芝麻綠豆事找上門來,勢必會浪費你許多時間。另外,如果你發現自己總是花許多時間在找郵件、撈對話紀錄、彙整資料,就要小心啦!因為這些看似微小的浪費,終究會偷走你做其他工作的時間。

如果時間都被浪費掉了,你也不需要學習時間管理了!(因為沒有東西可以管理啊…)換句話說,建立系統,減少不必要的流程和舉動,其實就是時間管理的第一步。

可以選擇數位工具,輔助時間管理
善用數位工具,好好管理時間

二、討論度超高的 4 個數位工具

請讓我結論先行:一次使用太多工具,反而會造成反效果。現在數位工具百百種,沒有絕對的好與壞,就像談戀愛一樣,重點是要找到自己適合的!

比如說我在大學時代接觸到一些專案管理的數位工具,當時覺得很潮,開始有一搭沒一搭地使用它們,但又發現寫手帳的方式能讓我頭腦更清楚,結果到頭來,每天 check 數位工具上的資訊,對我來說反而變成一道多餘的程序,甚至是一種壓力來源,後來我就果斷停用了。

每個人的工作習慣、思考模式不一樣,因此在選擇數位工具時,需要考量的部分也不同。以下介紹四個討論度很高的時間管理數位工具,各位客倌可以多加比較,找到自己與時間和平共處的方式。

1. Edo Agenda

這套系統很適合子彈筆記的愛好者,目前的系統支援網頁版、Android 與 iOS 行動裝置,具有跨平台裝置同步的功能,也可以用 Google 帳號登入,直接連結 Google 日曆。版面的設計可以清楚掌握自己待辦事項、完成事項,也可以用拖移的方式直接調整排程。不過這套系統無法直接分享網頁連結給他人瀏覽,比較不適合協作。(前往網站)

Edo Agenda 適合整理子彈筆記
Edo Agenda

2. Evernote

Evernote 可以支援幾乎所有的桌機、筆電、手機平板裝置,讓使用者隨時隨地都可以輕鬆掌握行程。系統中也有標籤、記事本、記事連結、搜尋、資料檔案收集、紙本收集、圖文表格內容等功能,如果花點時間熟悉它的功能,妥當運用, Evernote 不僅可以管理行程或專案,甚至可以變成自己的百科全書呢!

Evernote 目前有三個等級的差異(免費/月費150元/190元),在同步裝置的數量、記憶體容量和功能上有些許差別(如圖),使用前可以先評估斟酌自己的需求再決定!(前往網站)

Evernote可以選擇免費或付費方案
Evernote 提供多種方案
Evernote 可以手機電腦同步
Evernote

3. Google Calendar

說它是目前最多人使用的免費雲端行事曆,應該不為過(也不意外)吧? Google 日曆的使用門檻不高,操作方式又直覺,視覺呈現簡單,還可以共享行程。雖然比起其他系統,Google 日曆的功能相對少了一點,但它可以連結其他 Google 的內建功能,與線上會議、郵件處理相輔相成,對懶得研究其他系統操作的懶人們來說,也真的很夠用了!如果想把 Google 日曆使用到淋漓盡致的話,也可以考慮付費版本,就可以額外獲得預約時段、共用會議室的功能囉!(前往網站)

Google Calendar 免費與付費版差異
Google Calendar 提供多種方案
Google Calendar 介面
Google Calendar

4. Trello

Trello 被稱作「視覺化管理工具」,在使用上,你不必苦惱於甘特圖或是其他管理學的術語,因為 Trello 不採用時間軸的概念,而是像在黑板(Board)上貼便利貼,非常直觀、直接!而且隨時可以建立新的清單,在清單中也可以補上筆記、改標籤顏色、指定負責人,還可以自由拖曳排列清單和筆記的順序,幫助整理思緒,非常適合團隊協作。但也要注意, Trello 也有不同的方案,如果想要指派負責人、設定 Deadline ,管理權限的話,免費版本是不支援的哦!(前往網站)

Trello 提供各種免費與付費方案
Trello 提供各種方案
Trello 介面
Trello

結語

一篇文章落落長,最後還是要再強調一次,在選擇數位工具的時候請記得:「主宰數位工具,別被工具束縛。」這個時代,人人都大嘆時間不夠用,但或許是你浪費太多時間在不必要的地方,當你意識到自己花了太多無謂的時間在處理雜事,那麼恭喜你!對症下藥,現在就重新建立良好的工作系統,有必要的話,借助數位工具的力量,游刃有餘地工作,讓生活更有品質。


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Piggy Yang

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