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無論是朝九晚五的上班族、看似逍遙卻忙到不知所措的自由工作者，又或是準備要創業、經營個人品牌的各位，你們是否也和我一樣，每天花很多時間在收發信件和訊息，但常常遇到「 A 事件才處理到一半， B 事件就跳出來攪局」這樣的窘境呢？
網路是一把雙面刃，現代人可以透過網路、關鍵字搜尋，迅速入手幾乎所有想要的資訊。但相反地，過量的資訊可能會讓工作的效率劇烈下降，甚至讓人產生「永遠消化不完」的焦慮感。
我身邊有不少人（包括我）都用睡眠時間來換取金錢，簡而言之，因為無法有系統地組織時間、管理時間，只好用熬夜、拉長工作時間的方式，來解決手邊一卡車的待辦事項。
因此，近年「時間管理」成為一門顯學，相關的課程、文章層出不窮，不外乎是教大家用市面上玲瑯滿目的數位工具來提高效率、維持生活品質。但我們不妨先思考一下建立工作系統的重要性，最後再來看自己適合哪些數位工具。
一、觀念建立：整理工作系統的重要性
無論社會階級、男女老少，「一天擁有24小時」是你我唯一公平的資源，但為什麼有人可以運用自如，甚至還有一本書就大膽地叫做《一週工作四小時》（Timothy Ferriss, 2014）呢？關鍵其實在於，你是否有一套良好的工作系統，這也可以說是時間管理的 Step 1 ！
如果覺得太抽象，請在腦海裡想像自己的房間吧！若是你有一套整理房間的系統和規矩，不管今天臨時多買了一本書或是收到一件小擺飾，你自然會知道該將它們安放至何處，而不會因此房間大亂。
工作也一樣，如果沒有一個架構幫助自己快速判斷、快速歸納，當突發狀況和臨時的芝麻綠豆事找上門來，勢必會浪費你許多時間。另外，如果你發現自己總是花許多時間在找郵件、撈對話紀錄、彙整資料，就要小心啦！因為這些看似微小的浪費，終究會偷走你做其他工作的時間。
如果時間都被浪費掉了，你也不需要學習時間管理了！（因為沒有東西可以管理啊…）換句話說，建立系統，減少不必要的流程和舉動，其實就是時間管理的第一步。
二、討論度超高的 4 個數位工具
請讓我結論先行：一次使用太多工具，反而會造成反效果。現在數位工具百百種，沒有絕對的好與壞，就像談戀愛一樣，重點是要找到自己適合的！
比如說我在大學時代接觸到一些專案管理的數位工具，當時覺得很潮，開始有一搭沒一搭地使用它們，但又發現寫手帳的方式能讓我頭腦更清楚，結果到頭來，每天 check 數位工具上的資訊，對我來說反而變成一道多餘的程序，甚至是一種壓力來源，後來我就果斷停用了。
每個人的工作習慣、思考模式不一樣，因此在選擇數位工具時，需要考量的部分也不同。以下介紹四個討論度很高的時間管理數位工具，各位客倌可以多加比較，找到自己與時間和平共處的方式。
1. Edo Agenda
這套系統很適合子彈筆記的愛好者，目前的系統支援網頁版、Android 與 iOS 行動裝置，具有跨平台裝置同步的功能，也可以用 Google 帳號登入，直接連結 Google 日曆。版面的設計可以清楚掌握自己待辦事項、完成事項，也可以用拖移的方式直接調整排程。不過這套系統無法直接分享網頁連結給他人瀏覽，比較不適合協作。（前往網站）
2. Evernote
Evernote 可以支援幾乎所有的桌機、筆電、手機平板裝置，讓使用者隨時隨地都可以輕鬆掌握行程。系統中也有標籤、記事本、記事連結、搜尋、資料檔案收集、紙本收集、圖文表格內容等功能，如果花點時間熟悉它的功能，妥當運用， Evernote 不僅可以管理行程或專案，甚至可以變成自己的百科全書呢！
Evernote 目前有三個等級的差異（免費／月費150元／190元），在同步裝置的數量、記憶體容量和功能上有些許差別（如圖），使用前可以先評估斟酌自己的需求再決定！（前往網站）
3. Google Calendar
說它是目前最多人使用的免費雲端行事曆，應該不為過（也不意外）吧？ Google 日曆的使用門檻不高，操作方式又直覺，視覺呈現簡單，還可以共享行程。雖然比起其他系統，Google 日曆的功能相對少了一點，但它可以連結其他 Google 的內建功能，與線上會議、郵件處理相輔相成，對懶得研究其他系統操作的懶人們來說，也真的很夠用了！如果想把 Google 日曆使用到淋漓盡致的話，也可以考慮付費版本，就可以額外獲得預約時段、共用會議室的功能囉！（前往網站）
4. Trello
Trello 被稱作「視覺化管理工具」，在使用上，你不必苦惱於甘特圖或是其他管理學的術語，因為 Trello 不採用時間軸的概念，而是像在黑板（Board）上貼便利貼，非常直觀、直接！而且隨時可以建立新的清單，在清單中也可以補上筆記、改標籤顏色、指定負責人，還可以自由拖曳排列清單和筆記的順序，幫助整理思緒，非常適合團隊協作。但也要注意， Trello 也有不同的方案，如果想要指派負責人、設定 Deadline ，管理權限的話，免費版本是不支援的哦！（前往網站）
結語
一篇文章落落長，最後還是要再強調一次，在選擇數位工具的時候請記得：「主宰數位工具，別被工具束縛。」這個時代，人人都大嘆時間不夠用，但或許是你浪費太多時間在不必要的地方，當你意識到自己花了太多無謂的時間在處理雜事，那麼恭喜你！對症下藥，現在就重新建立良好的工作系統，有必要的話，借助數位工具的力量，游刃有餘地工作，讓生活更有品質。
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