時間管理技巧百百種,向3位知名CEO學習高效工作法!

每個人一天都只有 24 小時,但為什麼許多知名 CEO ,用相同的時間,卻可以完成常人需要花上 2~3 倍時間的事?到底他們是用了什麼時間管理技巧,可以一天當作兩天用?

今天,《極限報報》將為你解密,成功的第一步,就從高效時間管理開始!

知名CEO的時間管理秘訣

馬斯克獨創時間方湯工作法,更有效時間管理
Elon Musk 時間方糖工作法
  • Elon Musk 馬斯克:Time Boxing 時間方糖工作法
    2021年全球首富,特斯拉創辦人 Elon Musk,獨創時間方糖 Time Boxing 工作法,專注在一項工作完成的「時長」而非「順序」。

    不同於一般人以幾點到幾點該做什麼事,照順序規劃日程,馬斯克將一天 24 小時,以 5 分鐘為單位切分來安排行程,每一個待辦事項,在規劃時就訂下明確的所需時間,每完成一樣事情就接著下一樣,甚至規定自己 5 分鐘吃完飯,一分一秒都不能浪費。

    雖然現階段的我們,可能還無法像馬斯克一樣,榨乾每分每秒。但時間方糖的概念,可以幫助我們解決用「順序」安排工作的弊病。

    你是否也有這樣的經驗,中午12:00有個會議,但原先排好12:00完成的工作,卻提前11:30完成,多出來這30分鐘反而不知道做什麼,浪費了;或因為前項工作超時,而讓整個時程亂掉。若此時我們改用時間方糖工作法,當11:30提前完成工作時,馬上找一個所需30分鐘的工作,緊接著做,就可以充分利用多出來的30分鐘。
貝佐斯習慣將日程留白,留給自己思考的時間
Jeff Bezos
  • Jeff Bezos 貝佐斯:日程留白
    你以為企業CEO的一天,就是被會議塞滿,一口氣都無法喘息嗎?那你可就錯了!不同於馬斯克的將每分每秒產能最大化,網路巨頭 Amazon 創辦人 Jeff Bezos 貝佐斯,曾在親撰書籍《創造與慢想》中,分享過自己的日程。

    貝佐斯習慣在早上10點前將日程留白,不安排任何工作與會議,享受與家人相處,留給自己思考的時間。

    貝佐斯的習慣,讓我們可以用另一個角度,看待時間管理這項課題。提到時間管理技巧,大家多半會專注在:如何短時間完成更多的事,卻很少換個角度去想,堆積如山的每件事是有價值的嗎?為什麼會有無價值的工作需要被完成?或者,有沒有什麼辦法可以減少繁瑣的事?

    貝佐斯這樣將日程留白的時間管理技巧,看似多出一段沒有生產力的時間,卻可以調節日常,做出更好的決策,更有意識地知道現在的工作狀態,大大降低瞎忙的機率。
巴菲特的80/20法則,專注在完成20%的優先目標,就可以帶來80%的成效
Warren Buffett
  • Warren Buffett 巴菲特:80/20法則
    在股神 Warren Buffett 巴菲特的世界裡,時間管理的核心是「規劃」,真正有效的時間管理,最根本是要知道什麼該做、什麼不該做。巴菲特著名的 80/20 時間管理法則,強調只專注在 20% 最優先想做的事情上,就可以帶來 80% 的成效。

    巴菲特曾引導自己的私人飛行員弗林特,用兩個計畫清單規劃人生。首先,寫出25 個想達成的目標,再挑出心目中的前 5 名,這時會有兩個計畫清單,前 5 件(20%) 最想做的事情,和另外 20 件 (80%)非優先的目標。

    接著,巴菲特要求弗林特只能做那 5 件最想做的事,千萬不可以做另外 20 件事情,就算撥出極少時間也不應該,這樣下去就能成功。

    80/20法則,恰恰點出了巴菲特成功的關鍵:專注,若想一次完成許多事情,但人的注意力有限,最後可能什麼也做不好。唯有專注在20%最優先的事件,才能帶來莫大的成效!
可以改變思考方式,來實踐高效時間管理
高效時間管理秘訣。圖片來源:Unsplash

高效時間管理,從改變思考方式實踐

看完了 3 位CEO的時間管理技巧,你會發現,好的時間管理,真正需要的不是一個完整系統,而是從思考方式開始改變,以下我們提供三點,結合知名 CEO 分享,最可以實踐在生活中的時間管理技巧:

  1. 減少無謂的人際交流
    無意義的會議、飯局,消耗的不僅僅是時間,還有你的精神。參與了一個無謂社交,你可能需要花更多時間來填補空虛。

    無論是馬斯克、巴菲特… 都曾分享過,他們會有意識的選擇社交對象,當認定對方值得合作後,就會一直共事下去。過多的人際交流,並非你想像中的拓展人脈,更多的是消耗心靈、蹉跎時光。
  2. 留白的價值
    高效與窮忙只在一線之隔!要做好時間管理乃至於目標管理,你必須對當下情況、個人工作習慣有意識,並可以隨時檢視,是否有哪些規劃需要做修改,若把行程排滿滿,就少了可以思考的時間。因此,在安排日程時,別忘了每天留白10~15 分鐘,讓自己喘息思考。
  3. 專注在最重要的事情上
    當社會價值不停推崇斜槓、多工時,如何取捨是現代人的一大難題。在把代辦事項填滿,開始所謂的時間管理前,請先仔細檢視篩選,哪些事情是真正重要,哪些事情不該做。唯有專注在最重要的事情上,才是在對的方向,引導你前進。

結語:時間管理和你想的不一樣

看完知名 CEO 的時間管理法,你會發現,時間管理的真諦,不僅僅在於「做完最多的事」,如何篩選出重要的事、如何有意識的清楚當下工作狀況,也很重要。

透過時間管理達成高效工作,強調的不只是速度,還有效益,就算有了一天能當兩天用的神力,努力錯了方向,埋頭苦幹無謂的事也是白費。

看完今天的文章,從現在開始,別再想著時間管理就是把日程塞滿滿、榨乾每分每秒了!


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Monica

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